Video meetings zijn dus vermoeiender en onbevredigender, omdat signalen van spanning bij deelnemers veel minder worden opgepikt dan bij fysieke meetings en er dus minder afstemming kan plaatsvinden.
Wij helpen de meetings vlot te trekken door allereerst aandacht te krijgen voor de belangrijkste signalen van spanning en de achterliggende behoeften bij de deelnemers.
Uiteindelijk is het team in staat effectiever en plezieriger te vergaderen in een online omgeving. Individuen binnen het team zullen het gevoel hebben gehoord, gezien en begrepen te worden, en meer tot hun recht te komen in de online omgeving.
Hoe iemand omgaat met onrust en spanning kun je zien
Het goede nieuws is dat, ook op het scherm, goed te zien is als mensen spanning ervaren, hoe groot de verschillen tussen mensen ook zijn. Door in te zoomen op iemands mimiek krijg je inzicht in iemands onbewuste omgang met spanning. Er is een direct verband tussen herhaalde oogopslagen en iemands ‘coping strategieën’.
Deze kennis en inzichten zetten wij normaal gesproken in wanneer we mensen in levenden lijve ontmoeten. Nu wij vooral online in gesprek zijn met onze klanten, zien we ook op afstand dezelfde onbewuste uitingen van spanning.
Hoe helpen we je tijdens de video meeting?
Er gebeurt zoveel op het scherm dat je een extra set ogen lijkt nodig te hebben. Wij zijn die extra ogen. Wij sluiten aan bij een video meeting en als een vlieg op de muur zijn we aanwezig. Wij nemen inhoudelijk niet deel aan het gesprek. We letten alleen op de onderlinge interactie en zoomen letterlijk in op de mimiek van de deelnemers.
Veiligheid, transparantie en vertrouwen zijn essentieel voor onze dienstverlening. Daarom hebben we voorafgaand aan de video-meeting met alle teamleden een een-op-een video gesprek. Daarin spreken we over ieders ervaringen met beeldbellen. We maken afspraken over onze manier van werken. We geven feedback op iemands non verbale gedrag tijdens dat gesprek. Zo is ieder teamlid al bewust van zijn of haar eigen inbreng. We hebben ervaren dat deze gesprekken een positieve invloed hebben op de meetings.
In de video meetings kunnen we ter plekke interventies doen:
- De deelnemers kennen elkaars wensen en aandachtspunten voor een goede bijdrage aan het overleg
- Op vaste momenten doen we interventies op de manier waarop het overleg loopt en de bijdrage van de leden
- De interventies zijn gericht op het zichtbaar maken van de onderliggende belemmeringen voor een goed overleg
- Deze video-meeting duurt daardoor langer en zorgt direct voor mogelijkheden het overleg te verbeteren
Hoe helpen we je na de video meeting?
Na afloop geven we een terugkoppeling in een of meer aparte sessies:
- Met de voorzitter/leidinggevende bespreken we wat we geobserveerd hebben tijdens de video meeting en helpen zo al coachend aanpassingen in de meetings te bepalen.
- Aan het hele team geven we terug wat we geobserveerd hebben, gesproken vanuit kwaliteiten en behoeften. Samen bespreken we hoe het anders en beter kan. Teamontwikkeling op afstand.
- Coachingsessies met individuele medewerkers, zodat zij zich bewuster zijn van hun uitstraling, behoeften en kwaliteiten tijdens een video meeting, zodat zij beter aangehaakt zijn in de video meetings en de meetings hun minder energie of frustratie kosten.