Waarom zijn video meetings zo vermoeiend? Waarom zijn er zoveel deelnemers die ‘ophangen’ met een een onbevredigend gevoel? En dat zelfs, terwijl we toch vaak bewust aandacht besteden aan zowel inhoud als het proces.
Wat blijkt: het is niet voldoende alleen aandacht te besteden aan inhoud en proces. Dat wordt heel duidelijk in video meetings.
De inhoud is leidend
In video meetings is er vooral aandacht voor de inhoud. Mensen moeten meer energie steken in actief deelnemen. Ondanks chats en gedeelde documenten, is het lastig om goed verder te komen.
Basisrichtlijnen (zie bijvoorbeeld hier) helpen om video meetings geordend te laten verlopen. Daarnaast versterken check-ins en intermezzo’s gericht op de persoonlijke relatie de verbinding tussen de teamleden.
Er is geen oog voor de spanning
Echter, de onderhuidse processen die onder normale omstandigheden al gaande waren vinden nu ook plaats. Dus met een helder proces en een goede relatie ingeregeld ben je er nog niet. Tijdens fysieke meetings letten we scherp op het non-verbale gedrag van collega’s. Als je in dezelfde ruimte bent en al je zintuigen tot je beschikking hebt om signalen op te pikken is dat al een hele opgave, laat staan in een online situatie.
Tijdens een video meeting is er daarom onvoldoende aandacht voor deze spanningen. Toch is het essentieel om stil te staan bij de onderhuidse spanningen. Vanuit het volgende eenvoudige model kun je al veel bewustzijn creëren op de onderstroom in communicatie en samenwerking.
Een helder proces en een goede verstandhouding vormen de basis voor heldere communicatie die leidt tot goede resultaten.
Gevolg: je loopt leeg
Op dit soort momenten hebben je teamleden en jij zelf ook veel last van ‘het gedoe’. Dit kost ongemerkt veel energie. Als de meeting nu stil valt heeft dat ook gevolgen voor de volgende meeting. Ook de samenwerking staat onder druk. Als teamleider ben je nu heel hard aan het werken. Veel managers drukken op dit soort momenten vaak hun mening door. Anderen schorsen de meeting en hebben niets afgesproken. Uiteindelijk is de kans groot dat iedereen met een ongemakkelijk gevoel ophangt.
Je team weer actief in overleg met onze inbreng
Je trekt de meeting weer vlot met de juiste aanpak. Dat doe je door aandacht te besteden aan de belangrijkste signalen van spanning en behoeften. De angel uit het probleem halen. Met onze inbreng doe je dat effectief en succesvol.