Zorg voor goede verlichting, zodat je gezicht en gezichtsuitdrukkingen herkenbaar zijn. Geen felle lichtbron (bijvoorbeeld een raam) achter je.
Idem voor goed geluid. Let vooral op het voorkomen van achtergrondgeluid. Een goede microfoon liefst dicht bij je mond, verbetert het geluid enorm.
Zit je met een kamergenoot in dezelfde video meeting, zoek dan een andere ruimte op. Je hoort je collega anders twee keer: een keer direct, en een keer online met een storende vertraging.
Test je apparatuur voor de meeting begint. Iedere tool heeft daar de mogelijkheid voor.
Zorg voor een betrouwbare internetverbinding.
Maak een prettig ‘plaatje’
Breng jezelf goed in beeld, dat betekent: ogen op ongeveer 2/3 hoogte, schouders in beeld, enige ruimte boven je hoofd.
Rustige achtergrond, die niet afleidt.
Buig niet te ver naar voren, zodat je hele hoofd in beeld is, dat komt voor anderen opdringerig over. Leun ook niet te ver naar achteren, dat komt ongeïnteresseerd over. Een actieve houding maakt het voor anderen gemakkelijker om verbinding te maken.
Ook online zet je een image neer, houd daarom rekening met welke kleding je aantrekt.
Met een (grote) bril, zijn je ogen mogelijk niet zichtbaar door lichtreflectie. Zeker als je overschakelt naar bijvoorbeeld de mail, kan het zijn dat er ineens veel meer licht van je laptop komt dat reflecteert. Voorkom dat.
Als je een los scherm gebruikt: zet je webcam in het verlengde van dat scherm. Anders lijkt het voor de anderen dat je steeds uit beeld kijkt en niet geïnteresseerd bent.
Pas je gedrag aan aan het medium
Neem uitsluitend deel aan videomeetings als jouw beeld én geluid weergegeven wordt. Als één van de twee ontbreekt, roept dat het gevoel op dat je maar half deel neemt, alleen een toeschouwer bent.
Doe actief mee, een meeting is geen webinar. Bij veel webinars kun je in de achteroverstand de informatie tot je laten komen, dat kan in een meeting niet.
Interrumpeer niet tijdens het verhaal van iemand anders, zeker niet met uitsluitende ‘mm-mm’, ‘ja’ oid, dat is erg onrustig, omdat de aandacht dan van de spreker naar jou gaat.
Praat niet te lang en houd de anderen in de gaten of er behoefte is om te reageren.
Zet je zelf op ‘mute’ als je niet aan het woord bent.
Verberg eventueel het venster waarin je zelf zichtbaar bent, dan heb je meer aandacht voor de anderen.
Zit op tijd klaar zit. Te laat ‘binnen vallen’ stoort een meeting enorm.
Loop niet zomaar weg in een meeting om koffie te halen.
Zorg voor een passend proces
De processen voor fysieke meetings gelden ook online. Dus zorg ook hier voor een agenda, tijdplanning, notulen en dergelijke.
Laat iedereen aan het begin aangeven hoe hij erbij zit (‘check-in’). Eventueel kan dat via de chat-functie, zodat iedereen in een paar woorden aangeeft hoe het ermee gaat. De gespreksleider kan de input uit de chat voorlezen, zodat ieder zich gehoord voelt en het rustiger is, omdat er maar één spreker is. Zeker als de tijd beperkt is, heeft het de voorkeur om de check-in via de chat te doen.
Gebruik de chat spaarzaam, die kan erg afleiden tijdens het verhaal van iemand anders.
Check of er behoefte is aan koffie- of plaspauze. Spreek daar een tijdsduur voor af.
